Świadczenia pozapłacowe, czyli popularne benefity pracownicze, stają się coraz ważniejszym elementem polityki kadrowej w wielu firmach. Z jednej strony mają na celu zwiększenie atrakcyjności miejsca pracy, z drugiej – niosą ze sobą wyzwania kadrowo-płacowe i podatkowe. Warto więc dokładnie zrozumieć, czym są świadczenia pozapłacowe, jakie są najczęściej stosowane benefity, a także jak właściwie je rozliczać, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek ze strony urzędu skarbowego czy ZUS-u. W tym artykule przybliżamy temat świadczeń pozapłacowych z dwóch perspektyw: kadrowo-płacowej oraz podatkowej, opierając się na wiedzy specjalistów z Biura Rachunkowego Tax Office.

Czym są świadczenia pozapłacowe?

Świadczenia pozapłacowe, potocznie zwane benefitami, to dodatkowe świadczenia oferowane pracownikom lub innym osobom współpracującym z firmą (np. zleceniobiorcom, kadrze zarządzającej czy osobom na umowach B2B), które wykraczają poza standardowe wynagrodzenie. Ich celem jest zwiększenie atrakcyjności zatrudnienia oraz poprawa komfortu i satysfakcji z pracy.

Marta Brzykcy, specjalistka ds. kadr i płac, podkreśla, że świadczenia te mogą mieć charakter zarówno materialny, jak i niematerialny, i wpływają na lepszą wydajność oraz zadowolenie pracowników. Z perspektywy podatkowej Michał Zbutowicz, doradca podatkowy, zwraca uwagę, że każde takie świadczenie to wydatek firmy, który należy odpowiednio zakwalifikować – czy jest kosztem uzyskania przychodu oraz czy stanowi przychód pracownika, od którego trzeba odprowadzić podatek.

Najpopularniejsze świadczenia pozapłacowe w firmach

Z doświadczenia Marty Brzykcy wynika, że do najczęściej oferowanych benefitów należą:

  • karty sportowe (np. karta Multisport),
  • pakiety medyczne,
  • ubezpieczenia grupowe.

Te świadczenia są wysoko cenione przez pracowników, ponieważ ułatwiają dostęp do opieki medycznej i sprzyjają utrzymaniu dobrej kondycji fizycznej. Co ważne, korzystać z nich mogą nie tylko pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, ale także zleceniobiorcy, kadra zarządzająca czy współpracownicy na umowach B2B. Jednak w takich przypadkach należy zwrócić uwagę na skutki podatkowe i składkowe – świadczenia te mogą stanowić przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Podatkowe i kadrowe aspekty świadczeń pozapłacowych

Koszty uzyskania przychodu a świadczenia pozapłacowe

Kluczową kwestią jest, czy wydatek poniesiony przez firmę na świadczenia pozapłacowe może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Michał Zbutowicz wyjaśnia, że aby tak było, wydatek musi być:

  1. odpowiednio udokumentowany (zazwyczaj fakturą),
  2. powiązany z celem firmy, np. integracją pracowników, poprawą jakości pracy lub efektywności.

W praktyce oznacza to konieczność wykazania związku przyczynowo-skutkowego między wydatkiem a działaniami firmy zabezpieczającymi źródło przychodów. Przykładowo karta sportowa czy pakiet medyczny mogą być argumentowane jako inwestycja w zdrowie i motywację pracowników, co pośrednio przekłada się na wyniki firmy.

Przychód pracownika i obowiązki podatkowe

Świadczenia pozapłacowe często są traktowane jako przychód pracownika lub innej osoby współpracującej, co oznacza konieczność odprowadzenia podatku dochodowego oraz składek ZUS. Marta Brzykcy zwraca uwagę, że jest to aspekt często pomijany w komunikacji z pracownikami, którzy mogą nie zdawać sobie sprawy, że benefity nie są „za darmo”. Dlatego warto informować zatrudnionych, jakie konsekwencje podatkowe i składkowe wiążą się z korzystaniem z benefitów.

Warto też wspomnieć o możliwości partycypacji pracownika w kosztach świadczenia, np. symbolicznej opłacie za pakiet medyczny, co może obniżyć podstawę do składek ZUS.

Benefity, które mogą rodzić problemy podatkowe

Nie wszystkie świadczenia pozapłacowe są równie łatwe do rozliczenia i akceptowane przez organy podatkowe. Michał Zbutowicz wskazuje, że szczególnie problematyczne są wydatki o charakterze osobistym, które pracownik poniósłby samodzielnie bez względu na zatrudnienie, np. zabiegi spa czy wyjazdy zagraniczne o charakterze rekreacyjno-szkoleniowym.

Jeśli firma organizuje szkolenie zagraniczne, np. na Bali, kluczowe jest, aby dominującą częścią wyjazdu było szkolenie, a nie wypoczynek. W przeciwnym wypadku urząd skarbowy może zakwestionować wydatek jako niebędący kosztem uzyskania przychodu.

Prezenty okolicznościowe – darowizna czy przychód?

Jak wygląda sytuacja z prezentami dla pracowników, np. wyprawką z okazji narodzin dziecka, upominkiem z okazji jubileuszu pracy czy inną symboliczną nagrodą? Marta Brzykcy wyjaśnia, że takie jednorazowe, incydentalne świadczenia traktujemy jak darowiznę i nie ujmujemy ich jako przychodu pracownika.

Ważne jest jednak, aby nie tworzyć z tych prezentów regularnej praktyki, bo jeśli staną się one regułą, mogą zostać zaklasyfikowane jako przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Michał Zbutowicz przypomina o limitach kwotowych (ok. 5500 zł w ciągu 5 lat dla osób spoza najbliższej rodziny) oraz konieczności zgłaszania darowizn do urzędu skarbowego.

Odzież służbowa – kiedy jest bezpłatnym benefitem, a kiedy przychodem?

Odzież służbowa to kolejny popularny benefit, który budzi wiele pytań. Bez generowania przychodu dla pracownika będzie, jeśli odzież ma charakter typowo służbowy, np. posiada trwałe logo firmy albo jest niezbędna ze względów BHP. W takim przypadku nie stanowi ona korzyści osobistej dla pracownika.

Natomiast jeśli firma zapewnia garnitury czy inne elementy garderoby, które można wykorzystać również prywatnie, np. na uroczystościach rodzinnych, to taki benefit stanowi przychód pracownika i powinien być opodatkowany oraz oskładkowany.

Ciekawym rozwiązaniem jest zakup odzieży z trwałą naszywką z logo, której nie można zdjąć. Interpretacje podatkowe coraz częściej przychylają się do uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodu, jednak warto pamiętać o praktycznych ograniczeniach takiego rozwiązania.

Podsumowanie i najważniejsze wskazówki

Świadczenia pozapłacowe to nie tylko sposób na zwiększenie atrakcyjności firmy i motywację pracowników, ale także obszar wymagający świadomości podatkowej i kadrowej. Aby uniknąć problemów, warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach:

  • Dokumentuj wszystkie wydatki – faktury i inne dowody księgowe to podstawa dla uznania kosztów.
  • Wykazuj związek przyczynowo-skutkowy – pokaż, w jaki sposób świadczenie wpływa na efektywność lub integrację pracowników.
  • Informuj pracowników o konsekwencjach podatkowych i składkowych korzystania z benefitów.
  • Dbaj o incydentalność prezentów – unikaj tworzenia z nich stałej praktyki, by nie generowały przychodu.
  • Analizuj każdy benefit indywidualnie – szczególnie jeśli chodzi o świadczenia o charakterze osobistym lub nietypowe.

Dobrą praktyką jest konsultacja z doradcą podatkowym lub specjalistą ds. kadr i płac przed wdrożeniem nowych świadczeń pozapłacowych w firmie.


Najczęściej zadawane pytania (FAQ)


Czy karta Multisport zawsze jest kosztem firmy?

Karta sportowa może być kosztem uzyskania przychodu, jeśli jest odpowiednio udokumentowana i wykazana jest jej rola w poprawie efektywności lub integracji pracowników. Jednak może stanowić przychód pracownika, od którego trzeba odprowadzić podatek i składki ZUS.

Czy wyprawka dla dziecka to przychód pracownika?

Wyprawka czy prezent z okazji narodzin dziecka traktowane są jako darowizna i nie stanowią przychodu, pod warunkiem, że są incydentalne i nie tworzą schematu regularnych świadczeń.

Kiedy odzież służbowa nie generuje przychodu?

Jeśli odzież jest typowo służbowa, np. z trwałym logo i służy wyłącznie celom firmowym lub BHP, nie stanowi przychodu. Jeśli jednak można ją wykorzystać prywatnie, np. garnitur bez trwałego znaku firmowego, to jest to przychód pracownika.

Jakie świadczenia pozapłacowe są najczęściej oferowane?

Do najpopularniejszych należą karty sportowe, pakiety medyczne oraz ubezpieczenia grupowe. Są one wysoko cenione przez pracowników i relatywnie łatwe do rozliczenia.

Co zrobić, aby zminimalizować ryzyko podatkowe przy świadczeniach pozapłacowych?

Kluczowe jest zbudowanie uzasadnienia dla poniesionego wydatku, dokumentowanie go oraz wykazanie związku z działalnością firmy i zabezpieczeniem źródeł przychodów. Dobrze jest też na bieżąco konsultować się ze specjalistami podatkowymi i kadrowymi.

Świadczenia pozapłacowe to temat, który wymaga przemyślenia i odpowiedniej wiedzy, ale przy właściwym podejściu mogą stać się cennym narzędziem budowania pozytywnej atmosfery w pracy i wzmacniania zaangażowania zespołu.