Jeśli zastanawiasz się, jak krok po kroku rozpocząć współpracę z biurem rachunkowym i co Cię czeka na każdym etapie, ten przewodnik jest dla Ciebie. Michał Rolewicz z Tax Office – Biuro Rachunkowe dokładnie wyjaśnia, jak wygląda proces od pierwszego kontaktu, przez przygotowanie oferty, aż do podpisania umowy i rozpoczęcia współpracy. Dzieli się tutaj wszystkimi kluczowymi etapami, które pozwolą Ci bez stresu i niepewności nawiązać profesjonalną współpracę z naszym biurem.

1. Kontakt z biurem rachunkowym – pierwszy krok do współpracy

Wszystko zaczyna się od kontaktu z nami. Możesz to zrobić na wiele sposobów: mailowo, telefonicznie, przez media społecznościowe lub wypełniając formularz dostępny na naszej stronie internetowej. To od Ciebie zależy, który kanał wybierzesz, ale najważniejsze jest, aby przekazać nam podstawowe informacje o Twojej firmie.

Dzięki tym danym, które nam udostępnisz, przygotujemy dla Ciebie indywidualną ofertę dostosowaną do Twoich potrzeb. Formularz zgłoszeniowy, który podlinkujemy w opisie, pozwoli nam poznać m.in. zakres działalności, liczbę dokumentów, a także szczegóły dotyczące zatrudnienia pracowników.

Poproś o wycenę

2. Pierwsza oferta współpracy – co zawiera i jak ją przygotowujemy?

Na podstawie przekazanych informacji tworzymy ofertę, która zawiera:

  • Zakres usług – np. prowadzenie pełnej księgowości do określonej liczby dokumentów, kadry i płace dla wyznaczonej liczby pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub zlecenie.
  • Sposób współpracy – korzystamy z platformy SaldeoSMART, która ułatwia przesyłanie dokumentów, zarządzanie firmą i komunikację z biurem.
  • Opiekun księgowy i kadrowy – przydzielamy dedykowane osoby, które na co dzień będą prowadzić księgowość i sprawy kadrowo-płacowe Twojej firmy.
  • Cennik – znajdziesz tu miesięczny abonament, opłatę startową oraz stawki za usługi dodatkowe, które nie są objęte abonamentem.

Oferta jest jasna i przejrzysta, tak abyś dokładnie wiedział, za co płacisz i jakie korzyści otrzymujesz.

3. Opcjonalne spotkanie i ostateczna oferta – poznaj nas i doprecyzuj szczegóły

Po przesłaniu pierwszej oferty, w razie potrzeby zapraszamy Cię na spotkanie – może być ono online lub stacjonarne w naszym biurze. To doskonała okazja, aby:

  • Poznać zespół, który będzie się opiekował Twoją firmą.
  • Omówić dodatkowe potrzeby i oczekiwania.
  • Skonsultować się z doradcą podatkowym – pomocnym szczególnie, jeśli dopiero zakładasz działalność lub planujesz zmiany w jej prowadzeniu.

Na tym etapie doradca podatkowy może pomóc w optymalizacji podatkowej, wyborze odpowiednich stawek VAT czy formy opodatkowania. Po ustaleniach dokonujemy rekalkulacji i przesyłamy Ci ostateczną, dopasowaną ofertę współpracy.

4. Akceptacja oferty i formalności – przygotowanie do podpisania umowy

Gdy zaakceptujesz naszą ofertę, w biurze wszyscy się cieszą i są gotowi do działania. Zanim jednak rozpoczniemy współpracę, musimy zebrać od Ciebie kilka ważnych informacji:

  • Dane do pełnomocnictw upoważniających nas do kontaktu z Urzędem Skarbowym i ZUS w Twoim imieniu.
  • Dane niezbędne do przygotowania umowy o prowadzenie księgowości.

Jest też bardzo ważny etap związany z obowiązkami wynikającymi z ustawy AML (przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Wypełniasz u nas ankietę AML oraz deklarację dotyczącą zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego lub bycia członkiem rodziny takiej osoby (tzw. PEP). To standardowa procedura, którą musimy dopełnić przed rozpoczęciem współpracy.

5. Podpisanie umowy – wygodnie i zdalnie

Po dopełnieniu wszystkich formalności i potwierdzeniu Twojej tożsamości, możemy podpisać umowę. W naszym biurze korzystamy z podpisu elektronicznego, który nie wymaga Twojej obecności. Cały proces można przeprowadzić w 100% zdalnie, co jest dużym ułatwieniem dla naszych klientów.

Podpisanie umowy to oficjalny start naszej współpracy, a dalsze informacje o tym, jak wygląda codzienna współpraca z Tax Office, opowiem w kolejnym materiale.

Poproś o wycenę

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Jak mogę skontaktować się z biurem rachunkowym Tax Office?

Możesz skontaktować się z nami mailowo, telefonicznie, przez social media lub wypełniając formularz na stronie https://taxoffice.pro/formularz-oferty/.

Co zawiera oferta współpracy?

Oferta obejmuje zakres usług księgowych i kadrowo-płacowych, informacje o narzędziach, z których korzystamy (np. Saldeo Smart), przydzielenie opiekuna oraz szczegółowy cennik z abonamentem i dodatkowymi opłatami.

Czy muszę osobiście przyjść do biura, aby podpisać umowę?

Nie, cały proces podpisania umowy można przeprowadzić zdalnie dzięki podpisowi elektronicznemu, który nie wymaga kwalifikowanego certyfikatu.

Co to jest ankieta AML i dlaczego muszę ją wypełnić?

AML to procedury przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jako biuro rachunkowe jesteśmy zobowiązani do zebrania takich informacji od naszych klientów przed rozpoczęciem współpracy.

Czy mogę spotkać się z doradcą podatkowym przed podjęciem decyzji?

Tak, oferujemy opcjonalne spotkania, podczas których możesz skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże dobrać najlepszą formę działalności i optymalizację podatkową.

Jeśli masz dodatkowe pytania lub chcesz omówić swoją sytuację indywidualnie, zachęcam do kontaktu i pozostawienia komentarza. Jesteśmy tu, aby pomóc i wspierać rozwój Twojej firmy!